如何用印象笔记快速建立个人知识库

2016年7月11日李参老师受邀在幸福进化俱乐部幸福大咖秀进行了主题分享,8740名关注知识管理的朋友参加了活动,李参老师结合印象笔记的使用对信息存储、信息处理和信息加工进行了精彩讲解,并回答了十多个离线和在线问题。此外,针对答疑会上100多名学员提交的其他问题,幸福进化俱乐部成长答疑会——打倒纸老虎,专门开设了一期“知识管理专题答疑会”活动,进行了主题答疑,详细内容可以查看:打倒纸老虎-010期

幸福进化俱乐部“内容战胜一切”团队将分享会录音整理出文字并进行了结构化呈现,感谢大家的辛苦付出:@冰封斜阳、@甘赛、@万文芳、@妖瞳、@王小婷、@kikiwoyao、@奔奔、@马琦。

开场语

音频时间轴:00:02:02- 14:11:02,时长:12分钟

校对:@甘赛,用时:20min

提炼:@甘赛、@kikiwoyao、@奔奔,用时:3h

各位小伙伴,大家晚上好,很高兴今天能有这样的一个机会和大家分享“如何用印象笔记构建个人知识库”。那在今天的分享开始之前呢,我也说到了很多关于大家对于印象笔记,以及对于个人知识管理的一些问题,相应做了一些总结,在当中我看到了很多问题!比如:老师,我发现自己有很多的信息没有办法处理,会不会做了这个信息的存储以后就变成了一个大书架,然后又是变成收集?还有人说:我的信息没有办法找到,就是用的时候找不到,那跟没有存储有什么区别呢?所以,我们就把 找得到用得上作为我们今天核心的内容来进行分享。今天的分享,共分成三部分:

第一部分,信息存储

关于我们的信息存储问题,大家可能会发现,我们现在的信息是越来越碎片化了,越来越多了,那么我们怎么样能够在用到的时候能够找到他,尤其是来自各种不同的终端,还有各种不同的信息来源,我们怎么样能够把它存储好,并且能够在用的时候找到?

第二部分,信息处理

关于我们怎么去处理这些信息,大家可能会发现,现在的信息数量级会非常的高,那我们哪些信息是有用的?哪些信息可以留下?那么怎么去把它进行分类整理,这个是我们需要考虑的第二个问题。

第三部分,信息加工

我们经常会说,书到用时方恨少,我们希望,当你有信息需要用到的时候,它会出来,成为一个知识来给我们用。

一、信息存储

1. 信息来源和信息类型

我们需要明确几个问题:现在我们为什么越来越不愿意去面对这些信息?你看现在电脑会产生信息,手机会产生信息,人会跟您产生信息,对吧?还有我们现在的终端越来越多,那么我们信息的来源就越来越多,而且信息的类型也有很多:聊天记录、文件、PDF、WORD、PPT、图片、应用工具等。这些都属于不同类型的数据,我们处理这些不同类型的数据时,就会需要想到我拿什么去存储它。明确信息来源和类型后,我们才知道怎么去应对。

1.1 信息来源

大家现在仔细想一想,我们目前的信息都是从哪里来的?

  • 手机

我们从手机开始说,这个时候你需要去梳理一下,你手机上面都装了哪些app?电话、短信、邮件、微信、微博、QQ等。有时候我们还会去用一些社交软件,这些都有可能给你发出消息,它来源于手机,并且会跟你不同的终端进行同步。

  • 电脑

然后再看电脑,电脑跟手机比起来,它没有电话,没有短信,但是你看邮件是会有的对吧?一般情况下,你用一个邮箱,手机里面也会接到,电脑里面也会接到,这个里面我们的数据要进行同步。 正在进行的这个分享,我是手里拿着手机进行这个语音的发送,然后我的电脑会再给大家发送图片。那这样的话我两边的信息要保持一致,这就是我们说到的同步。

除此之外呢,电脑端也有QQ、微信、网页、邮件附件,这也是一个非常重要的信息来源。

  • 其他

其他的一些来源,像我们日常的沟通,这里边比较多的就是会议。大家看其实会议有很多的信息来源,演示的ppt,人说的话,说话里边最主要的是说完话以后核心的信息。还有,你可能会面对一些纸质资料,还有像WORD文档,PDF等。同时,我们还会从一些传统的纸媒、电视、广告、游戏,这些地方获取信息,所以大家看其实这个来源还是很多的。

我这里写了手机和电脑,但是具体来讲,要取决于你的电脑和手机里边都装了什么样的软件,这些你需要把它列出来。我这里提到一个列的概念,什么是列呢?就是要么你就把它写下来,拿一张纸从一开始写12345。要不然你就拿电脑把它敲出来。这个叫列,而不是在脑子里边想,我手机里面装的什么app啊?我电脑里装什么软件呀?这些软件会是我的信息来源?大家不要去想,请你列出来;拿一张纸,然后写上我手机的信息来源都有哪些?比方说像电话短信邮件,通讯工具,里边有QQ,微信?你把它都写出来,你才能够看到真正给我们带来信息的根源在哪里?

1.2 信息类型

那信息的来源确定以后呢,我们需要关注的就是信息的类型,咱们刚才说到会议,有些人一场会就相当于是他出席一下,有些人就是一个会议的记录者,但是有些人他比较关注会议的行动,综合这些你会发现,在同一个场合,你会接受到不同的这种信息的来源,这点很关键。 不同类型的信息,处理方式是不一样的

  • 文字和文件

我举个最简单的例子,文字和文件。大家可能会看到,一个文字放在WORD文档里边和放在聊天记录里边是不一样的。那对于图片来讲呢,大家可以考虑一下,我们现在用手机拍照,图片会在相册里。那也有可能你这个图片是从微信里面抠出来的,或者是从QQ里面扣出来的,或者是邮件的附件,它都是属于图片类型的文件。所以,它还会不一样,包括像截图这种方式,截图出来的数据来源和这个网页当中的,或者是你拍照的,这种都是不一样的。一般情况下,你会看到,它都是属于同样类型,那么图片的处理,就要用同样的相关的一些应用软件把它处理了。

那除了这个以外呢?我们看广义上的文件,有办公软件拼成的、有声音、还有视频。大家看,对于声音来讲,就有的时候是我们自己产生的,有的时候是别人丢给我们的。比方说我们自己录了一段视频,录了一段声音,这就属于我们自己产生的,别人丢给我们的呢,从网页上下载的、从QQ上传过来的,这些都是别人丢给我的。文件也是一样,WORD、PPT都有自己创造出来的,有别人丢给你的,也有可能是什么邮件的附件。所以打开这些类型的文件的应用工具也是多种多样的。那么存储它的工具其实也是要进行区分和对待。

  • 网页和其他

另外一种呢,就是我们经常会说到的网页和其他,一般的网页,在最早期的时候都是需要区分对待的,因为它是html网页,你会发现,如果你要是把一个网页的内容直接扣到WORD档里边的话,基本上是一个很乱的一个图形,这没有办法,因为本身WORD格式和这个网页的格式就是不太一样,如果你要是把这个网页去拷贝到这个txt文本文件里面的话,你会发现,那基本上图什么都没有了,对吧?如果你要想把这个网页原封不动的保存下来,很多人会去选择收藏夹,但实际上我们这个收藏夹并不是一个非常好的保存方法,最后会像什么呢?最后让我们存储的空间、存储的地点越来越分散化,有些东西要打开浏览器才能看。有些东西要打开QQ才能看,有些东西要在微信上才能看,这样就很麻烦。除了网页以外呢,微信公众号和微博,你看到这两个是最近这几年兴起的,他们的格式跟网页也不一样,而且呢,越来越多的这种微信公众号,占据了你大多数的时间,还有像微博,但是他们又有好多的信息,他们再去存储的时候呢,你也不可能说把一个微博去浏览,放到这个WORD文档里边,对吧?有很多人微信里面有收藏,微博里面有收藏,结果你就发现你收藏了,然后根本就没有看过。因为你收藏也就是你心理上有一个安慰。你没有一个集中存储的一个工具,所以说,它就会散落在不同的地方,你找起来就会非常的麻烦。

  • 纸质

最后,我们可能会涉及到纸质的类型,前面有同学提问的时候也提到这个问题了。手写的笔记和电子的笔记,它们之间有没有什么样的一个区别?纸质的资料在阅读方面、书写方面有很多的好处,电子资料在收集、整理和方便携带、查询这样的一些特点。您可以考虑将一些纸质资料把它电子化,我们把它叫做纸质资料的电子化,电子化以后大家去想一想又变成什么了呢?又变成了文字图片文件,声音视频,是不是这个样子?

2. 信息存储工具

音频时间轴:14:13:56-23:08:29 ,时长:9分钟

校对@甘赛,用时

提炼@甘赛、@马琦,用时

  • 云存储

大家看到了,我们只要明确了我们的信息从哪里来、我们的信息都有哪些类型,就可以明确用什么样的工具来进行存储。这里我想提到的是,现在云存储已经是刚需了,如果你非要用一块硬盘,觉得这样最保险,那我也没有办法。但你也可以这么想,硬盘其实有坏的时候对吧?我们就不去讨论放在云存储上面到底安全不安全这个问题,时代发展到这里,云存储已经大势所趋了,所以我们就需要去考虑用什么样的工具存储。

刚才说要列信息的类型、信息的来源,现在再想一想我用什么样的存储工具。对于云存储来讲,我把信息的存储分成了3个类型的工具,一种是我今天要讲的云笔记工具,那我觉得云笔记工具,尤其是印象笔记,可以把它作为个人知识管理的存储核心。大家看到我把它叫做个人知识管理的核心,而不是存储工具。它只是一部分存储工具,那除了这个以外还有另外的两种类型,比方说云盘和云相册这两种工具。它其实发挥的是完全不同的作用。我们要做的是什么呢?专业人做专业事,让不同的工具组合起来为我所用。但是我们会用云笔记做为个人知识管理的工具。大家看云笔记、云盘、云相册有什么区别?区别在于它们存储的类型,你如果分析了一下你的信息来源和类型以后,你就很清楚的知道哪个工具更擅长做什么。

  • 云盘&云相册

比方说:云盘它最擅长的是存储文件,这个文字如果存在云盘里面的话,体验就非常差。因为它没有办法做到直接存储文字,而且你搜索很不方便,你只能够通过文件名来进行搜索,至于这个文件里面有什么内容,你就完全搜索不到。所以云盘其实就是一个在云上存储文件的工具

关于云相册,前两天出现这么一个事情,百度相册停止服务了,然后就全都归到了百度云里。其实我不太清楚百度它的战略到底是什么,我就觉得它其实是很自作聪明的一种方式,它觉得我的百度也已经具备了这种存照片的功能了,云相册就不再去做了,但其实云相册跟云盘是完全不同的概念。QQ空间算是最早的云相册,大家看到的一个网页形式的相册,能一个一个照片打开。但是你一个相册存到云盘里,它实际上就是一个文件,无法打开,这样感觉是完全不同的。

对于云盘和云相册来讲,它们的优势主要是在于存储文档和图片类型的文件,那么云相册更专注于什么呢?就图片的预览,你把这个图片都分好类以后呢,就可以按照你的逻辑来进行预览,然后对于云盘来讲呢,它主要可以存储一些相对比较大的文件。而且,把大文件去进行分享会非常的方便。

  • 云笔记

云笔记相对于这两种工具来讲就完全不同。首先呢,你会发现它是可以存储文件的,但它存储的这种容量大小肯定不如云盘。然后呢,它也是可以存储图片的,但是它的这种整个对图片的应用,并不比云相册好,它最主要的优势是什么呢?就是对知识的管理。其实我们使用云笔记最主要的目的是什么呢?就是把知识管理的工作做到位,也就是说,你要把它作为一个知识管理的核心。

印象笔记、有道云笔记、为知笔记是目前国内比较有名的,其实我们需要考虑的并不是哪一个做的比较好,可能印象笔记在搜索功能上面做的非常到位的。这3个笔记软件,各有各的优势,作为一个知识管理者来讲,你完全没有必要去比较。你选择一个为主,然后以这个作为自己的知识管理控制中心,如果其他的功能没有办法满足你,比方说有些东西印象笔记满足不了,你完全可以找另外一个软件,然后跟它配合来使用。所以,千万不要把思维固化住,因为没有任何一个工具是完美的,你没有办法用一个工具解决所有的问题。

  • 以印象笔记为核心构建知识管理的中心

我们今天要说的就是汇总,以印象笔记作为个人知识管理的中心。如果是个人知识管理中心的话,就要考虑到怎么样才能够让我们的信息存储完以后找得到,因为你的信息来源很多嘛!就像我们刚才说的,有一些东西是在你的收藏夹里,有一些信息在微信里,有一些在微博里,有一些在邮件的附件里,有一些是在电脑桌面上,到处都是。然后你会发现你真的要用的时候,你就忘记这东西在哪里了,我到底是在收藏夹里放着呢?还是在哪里放着,其实你自己也不太清楚。所以说,我们第一个是先要找得到,第二个就是用得到。这个就需要我们去考虑怎么样对知识进行加工。

我们使用印象笔记汇聚了各个来源,我们既然把它作为知识管理的中心,那么就把有用的东西全都放在印象笔记里,如果印象笔记实在放不开,那么你可以放在别的地方,比方说大的视频和图片,你可以放在云相册和云盘里。像这种云相册和云盘,它都可以去共享链接,或者有一个分享地址。然后你直接把那个地址或者链接还是放到印象笔记里面,做一个索引似的提示你去找,这样的话呢,就是你会有这么一个心理暗示,我所有的信息都存在印象笔记里面,这样解决一个集中存储的问题。

把印象笔记作为核心知识管理的中心以后,我们需要考虑的一个问题是什么呢?就是印象笔记是我们整个的一个核心,在我们处理这些信息的时候,它的思路和把我们的信息放在这个硬盘里面是不同的。可能你放在硬盘里面,你就会去想怎么去整理,对吧?因为你要把文件放在一个地方,所以你就去想要给这个建立文件夹是吧?然后要去规划这个文件夹。但用云笔记呢,你就不需要这样做了,你可以直接搜索印象笔记。它的搜索功能在整个云笔记里面是最强大的,它甚至可以去搜索文件里边的这个文字或者图片里面的文字,所以它的搜索功能绝对是第一的,你有这个功能以后你就可以去做很多以前做不了的事情,所以说呢,你的思路其实在应用工具的时候也会发生改变。

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二、信息处理

音频时间轴:23:10:27-32:41:18 ,时长:9分31秒

校对@万文芳,用时35分钟

提炼@万文芳、@奔奔,用时25分钟

1. 集中存储,快速搜索

在我们应用印象笔记的时候,其实不用一上来就去考虑分类。当然我们说考虑分类也是好的,但是不需要说马上就要把架构建立好。可以先去进行搜索,进行信息的存储和搜索。然后把有用的信息根据自己的想法来进行加工。这实际上是我们使用云笔记类软件知识管理类软件非常重要的一个核心,就是说我们的思维方式随着我们的应用发生变化,先集中存储,然后有想法来进行搜索,针对一条笔记,它可能包含不同的形式,然后拍拍你的脑洞来进行怎么样加工和处理。

下面我们来说第一个问题,我们先不要一下子跨越那么大,先说一说关于分类的问题,很多人会提到分类应该怎么去分,要不要一下子就把分类建好。其实,对于我们来讲,我们的分类,其实可以按照以前的思维方式来进行分类。我们为什么要进行分类,最早期的时候,雅虎的搜索引擎就是靠分类来进行搜索的,如果分类分的不好,有可能找这个信息就会慢,但这是以前的逻辑;如果分类分的好,现在会找信息比较快,这也是一定的。所以当我们进行分类的时候,我们可能考虑更多的是可以把这个笔记放在哪个分类项,但实际上对于印象笔记来讲,你可以通过内容和名称来进行搜索。

举个例子,在我们电脑当中也会excel表格,你在电脑当中,你只能做excel那个名字,但是excel里面的数字、文字你做不到,在印象笔记里面,你就可以考虑这些东西,那么你建立分类的时候,就没有必要再重复,或者是说你在建立分类的时候,就没有必要明明只需要搜索3秒钟就可以找到,但是你找找找分类需要30秒,这样你建立分类,它的价值就不一样了。

我们建立分类,可以考虑更多的去建立一个架构,让我们整个的结构更清晰。这个过程我建议大家,不用一蹴而就,尤其是说很多东西,都是体系构建,大家会看到,经常会提到有两本书,一个叫做史蒂芬.柯维《高效能人士7个习惯》,一个是《GTD》,像《高效能人士7个习惯》,它就是那种先要从上到下先搞架构,先要明确愿景目标这些东西,《GTD》就相当于先做着看,先把手头的这些事情解决,然后再往上走,对于我们来讲,其实我们可以先按照GTD的那种方式就先做着看。这样你会压力小很多。大家现在可能就会形成一种模式,为什么有些人会面临一种拖延,因为他可能会觉得这个事情如果没建立好,就没法开始。就像你说的,有人跑步光着脚也能跑步,穿一双普通的鞋也能跑,你就非要买一双最适合自己的专业跑鞋,如果没有这双跑鞋你就跑不了,那么这样的话,你的行动就会开始的比较慢。

对于我们来讲,使用印象笔记刚开始的时候,你就随便往里丢,你甚至不用去建立分类,有什么信息就随便丢到里面去,要想找什么东西,搜索就可以。这里面哪怕有上百条笔记、上千条笔记,都是在一个大的分类下面,从来没有对它进行整理,但是当你想用的时候,我就想一想,我的印象笔记里到底有没有这方面有关的东西,一搜就可以。这也是一种方式。

2. 分散存储,定期整理

  • 建立缓存区

建立缓存区,就是我们需要设置一个默认笔记本来去存储这些来源的信息,有可能不是一个是多个。比方说,如果你现在用印象笔记去存储微信的消息,它会自动建立一个文件夹,这个笔记本会存储微信的消息,还有像我用了一个软件mt相当于记事本一样的东西,打开都比较轻,然后直接往里边写信息,它也会同步到印象笔记里面,还有像网页里的检查功能,或者是存储功能,你都可以存到默认笔记本里边,然后我把它叫做inbox,就是暂存区。

  • 明确意义

当还没有想好这个信息、这条笔记可以放到哪个分类项,或者分类项压根还没建好的时候,就先放到暂存区里边,放到暂存区里面就形成了这样一个状态:我的信息是被整理过的,还是没被整理过的。就是两种,要么是被整理过的,要么是没整理过的,没有被整理的没有被加工的,我们就先放在暂存区里边;已经加工过的,我们把它叫做明确意义,就是说每个信息都有它固定存放的位置,不同类型的信息,存放在不同的位置。

  • 定期整理

这个时候你就会有一个流程,所有的信息,都会先放到暂存区里边,然后去设立不同的笔记本和分类,去存储不同的类型,你需要定期进行整理,不需要去考虑随时去整理,定期去整理就可以,像我们经常说的一个星期去整理一次我们暂存区里面的内容,我们叫清空,或者你清一半也可以,留着下一半接着下一次再去清,就是把每一个暂存区里面的内容放到它相应的位置,把这个暂存区的内容挪出去。

设置好定期整理的时间,这是很关键的一点,要不然你就跟没分类没有什么太大区别。其实这个环节最大的意义就在于当我去搜集信息的时候,我们没有必要想太多,我们只需要把该收集的信息放到印象笔记里面就可以。刚才我们说了这么多的信息来源,这么多的信息类型,我能把这些信息都整到印象笔记里面已经是一个特别不容易的事情。你收集完以后你还要去专注做其他的工作,就是我现在正在专注做一件事情的时候,突然来了一个信息,比方说我正在写什么的时候,QQ上面有一个会议通知,我需要做的就是先把这个消息存在印象笔记里面,然后专注的去做我当前的工作。这样的话就形成了这样的一种循环和工作方式。

  • 好习惯,从现在开始

如果说我现在信息太多,整理不过来怎么办?其实最简单的方式,我们说,你以前是什么样子不重要,你今天才学会,可能会觉得,别人整理的真好,我怎么样,我什么时候才能把这几千条消息整理好,你不需要做这件事情。你只需要做的是从现在开始,去养成这个习惯。比方说我们可以给微信的人群加标签,我以前都没加怎么办?都没加就不要加,然后在新添加一个联系人的时候,再给他加标签,这样就好了。我们后面要讲到的这些内容,不管你是用什么样的方式,你都可以从现在开始,以前的这些东西有时间就整理,没有时间就算了。其实大多数人都没有时间,所以从现在开始就好了。

3. 灵活分类,掌握逻辑

音频时间轴:32:42:21-38:10:59 ,时长:6分钟

校对@万文芳,用时40分钟

提炼@万文芳,用时20分钟

下面我们说的是关于怎么样给信息建立分类,我们把它叫做分类逻辑,就是怎么样、按照什么样的逻辑为依据进行分类。我们说,既然是分类逻辑,只要它说得通,存在就有合理性,只要你自己能说得通,只要你自己能说明白,它就有它的合理性。所以你建立成什么样子的分类其实并没有一个特别统一的标准,千万不要去人云亦云,或者说其他的这种方式,一定要按照自己的逻辑目标去建立分类。

  • 任务名称分类逻辑

关于分类,给大家举了两个例子,第一个例子可能是按照任务的名称来进行分类,比方说“三人行个人成长沙龙”,然后还有像经常会说到就是网络分享,像今天的这个网络分享“幸福进化俱乐部”,这也是一种分类,这是属于工作任务。

  • 个人关注点分类逻辑

除了这个以外,还可以按照个人的关注点来进行分类。比方说,想要看的书,想要看的电影,运动与健康,这种是属于你的关注点。比方说我现在正在学某个外语,这也是一种分类方法,建一个笔记本;考职称,建立一个笔记本;一个工作任务,也可以建立一个笔记本。这个都属于个人关注点的分类逻辑。

  • FSR分类逻辑

另外一个我们把它叫做FSR分类逻辑。这就是我提到的很关注的一点,F(Flow)叫做工作流,S(Stock)叫做经验库,R(Reference)叫做知识库,就是要把它进行区分。大家会发现,你的信息笔记包括邮件都会有这样的一个特点:当这个任务正在进行当中的时候,它被访问的几率和利用的几率是很高的。当这个事情结束以后,它的访问量就不会那么高,所以说,这就需要我们来进行区分,把当前的工作流和经验库区分开。

举个最简单的例子,为了准备今天的活动,我和活动主持人要在微信上聊天,要沟通相关的事项,然后我就把她的头像进行了置顶,包括我会去考虑要把我们今天很多的消息,都放在最显著的位置上。当这次活动结束以后,我就不需要把我们的联系人进行置顶了,因为我们的联系频率不那么高了。 所以你要对正在进行当中的任务进行区别对待,这个就是工作流的一个方式。

大家看在这个工作流上面的话,就上面一个应用,这个是我的印象笔记当中专门建立了一个笔记本,这个笔记本就是属于临时的,因为这个任务正在进行当中还没有结束。你会发现做这么一个培训,它可能会需要很多的资料,各种各样类型的:聊天记录、图片、文字、语音、EXCEL表格,ppt,pdf等很多样,包括像超链接,网页版的链接,这种东西的话你都集中存储在一个笔记本里边,当这个活动结束以后就可以把它转为经验库,经验库就是存放已经结束的任务资料。当这个任务结束以后,还可以把它作为你的经验,每一次积累下来以后你会发现它有很大不同。比方说我自己是做培训师工作的,我只要接受一个工作任务,我的工作就会进行整理,整理完了以后就会从工作流移到经验库里边。我就两个笔记本,一个是正在当前进行的任务,一个是已经结束的任务。然后我可以通过标签,再把它进行区分,这就是我们说的一个应用。

  • 知识体系分类逻辑

最后就是知识体系,知识体系其实就是我们的关注点,你第二个按照关注点去进行分类的时候,你的关注点多了也没关系,其实不用先去考虑架构,你先去考虑那个点,关注的点多了自然会去收集相关点的一些信息,而这些信息慢慢的就会从无序变成有序,刚开始可能看不出来,但是一点一点就可以去进行整理。

所以对于我们来说其实整个架构的建立并不是一蹴而就的,这个需要去积累,怎么去积累,就是靠一个一个笔记本去进行积累。你建立一个分类,建立一个整个的这个逻辑,分类逻辑以后也会慢慢的去进行积累,然后可以通过这个数字的改变去调整顺序。印象笔记的话一般是可以套两层,像为知笔记可以套很多层,其实分类来讲的话不用太多,其实你没有分类也是可以的,为什么呢?我们下面就会涉及到的一个问题。

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三、 信息加工

音频时间轴:38:13:18-47:31:27 ,时长:9分钟

校对@妖瞳,用时50min

提炼@妖瞳,用时40min

对于知识管理来讲,分类不是重点,最主要的是对信息进行加工,你把信息加工好了,分类的概念其实可以没有了,这就是标签的概念。其实在知识管理的系统里,标签的应用远远比分类的应用更为重要,因为你会发现分类其实很死板。我们在前期收集问题的时候,有一个朋友问道,印象笔记可以分类,也可以标签,但是你会发现分得越细就越乱,自己就会陷入一种瓶颈。这个问题怎么解决?

  • 分类 Vs 标签

我们可以看到,分类是有层次结构的,但标签则是一种脑洞大开的方式,你不需要去考虑层次结构的问题。分类就好比命题作文,给了命题写内容,比如写日光,那今天就以日光为主题来写一篇作文,这叫分类。你建了一个文件夹,符合标准的文件就往这个文件夹里放。这在通讯录里叫分组,在笔记里面叫笔记本组,这就是分类的逻辑。

标签和分类完全不同,大家去比较一下,微信联系人的分组和传统通讯录里联系人的分组有什么不一样?你会发现在传统通讯录里,如果这个人属于一个组,就没有办法属于另外一个组了。举个例子,这个人既属于财务部,同时又属于北京分公司,你究竟应该把这个人放在财务部里边呢,还是放在北京分公司里面呢?他还有可能会是你吃喝玩乐的小伙伴,陪你去逛街,也有可能他愿意听音乐会。这样的话就很发散,用分类很难实现,但是标签就可以。

  • 标签是给内容加命题的过程

举个例子,你看到一张照片,你联想到了日光,那你就可以给它加一个标签,叫日光;然后你又联想到大海,你就可以加一个大海;你又联想到其他,你就可以加一个其他。你就可以让你的脑洞大开。回到之前那个例子,大家在微信的联系人里就会看到,如果你把刚才那个联系人放到传统的通讯录里面,他到底属于哪个分类呢?是把他放在同事里呢,还是把他放在财务部里呢,还是把它放到前同事里?这就很纠结。但是如果使用标签你就不需要纠结了,你只需要针对一个联系人给他打标签就ok了,你想到哪就打到哪,脑洞大开就可以了。

博客也是这样的。刚开始我整理博客的时候,我建了很多分类。后来我写了文章以后就发现,我的文章不知道应该放到哪个分类里边。然后每次写了文章以后就不停地建分类,分类越来越多,却不知道分到哪里去。但是标签的话,我们就可以有不同的类型。在博客里面,同一篇文章,我可以加不同的标签。这样的话,我的读者看到某一个标签,就可以找到我。但是,如果用分类来寻找的话,我有可能放在底下那个培训后这个分类里边,也有可能放到时间管理这个分类里边,你不知道我到底放在哪里边,但你看标签就很容易找到。这其实就是信息的作用。

  • 标签是对知识进行整理的过程

我们加标签,实际上是一个深度思考的过程。当你加标签的时候,实际上是给你的笔记额外地增加了一些维度。你加的标签越多,你的笔记被搜索的维度就越多。我们现在经常会讲斜杠青年,你可以给自己加很多的杠。举个例子,你是一个大夫,同时你还爱读书、爱跑步、爱写作。相当于,你的本质就是你被归在了大夫这个职业里面,这个分类是没有办法动的。但是,你可以给自己加标签,加很多的斜杠,增加了很多的这种搜索维度,那这就是标签的价值。当你给自己增加了搜索维度的时候,你身上就贴了很多额外的标签。当别人再去找你的时候,不一定就必须找大夫才找到你,找爱跑步的人也有可能会找到你,找爱读书的人也有可能会找到你。

  • 标签可以根据关注点进行有目的的收集

你的关注点是哪些,你就可以加哪些标签。我们经常说,日有所思夜有所梦、念念不忘必有回响。你脑子里面经常想的那些事,你就会去收集这些信息,所以说你一定是有一些关注度的,那你就要给这些关注度加上标签。同时你要开开脑洞,去想未来这些关注可能会对哪些方面有用。

当加了标签以后,我们这些标签会越加越多,那怎么办呢?你可以对标签进行整理。可不可以不整理呢?在印象笔记里面,如果你不整理也没有关系,为什么呢?在印象笔记里可以加1万个标签。如果你标签很多的话,你直接去搜索就可以了。你也可以根据分类的方式对标签进行整理,比方说我会去把相关的一些跟时间顺序、或跟工作任务有关的标签加上。大家可以看我前面那张经验库的图,那个就是标签按分类的方式进行的整理。

其实对于我们来讲,印象笔记加标签是一个核心,这个核心的过程就是我们思考深度越深,或者你的脑洞开得越大,你的标签就能加得越多。给内容加标签的方法要进行反复的练习,并且要结合个人目标和关注点,这点是很重要的。也就是说,你需要知道,我每天都要有哪些的关注点。比如我需要关注运动、健康或其他一些内容,我就会去收集这些信息,包括我写相关的一些标签的时候也会关注到这些。

有一个朋友提问,说他进行微信公众号的运营,手机里面放了很多的消息,这些消息很杂,很难分类,分了以后又会很多,怎么办?

对这个问题来讲,分成两个笔记本就好了嘛,一个是正在进行当中的,我们叫工作流,一个叫做经验库。还有一个就是知识体系,也就是备选。正在进行当中的,结束的,和储备的,就这三种。剩下的加标签就好了,标签可以加很多,可以整理也可以不整理,这样问题就解决了。

  • 思维转变,乃是关键

我们用印象笔记打造个人知识库时,很核心的一点就是我们思维方式的转变。我们传统的方式就是要把一个信息放在一个分类下,然后去对分类进行整理,这就是要考虑我们的收纳整理术有多强,分类系统构建的有多完善。但是有的时候我们会发现,系统是在逐步构建当中的,我们最终的目标是要有自己完善的体系。那在一开始我们没有完善体系的时候怎么做呢?你也可以去一点一点地做,你只要开始做了,你的系统就会慢慢建立起来。刚开始的时候可能是没有逻辑和架构,但是随着你不断的去进行分类、加标签、收集,你的架构会越来越清晰,也就是说我们是自下到上 地去进行归纳。然后在这期间,你再自上到下地去梳理,比如我近期的目标是什么?我的关注点是哪些?为了要达到我的目标,我要关注哪些内容?这样自上到下地整理。殊途同归,我们要做的最终目的是什么呢?能够找得着,同时能够用得上,让它真正成为我们的智囊团。我们收集的信息是有用的,而不是没有用的垃圾,否则你还不如不收集,对吧。

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四、离线问题答疑

音频时间轴:47:34:16-56:47:35 ,时长:9分钟

校对@妖瞳,用时40min

提炼@妖瞳,用时50min

我收集了很多大家的问题,大概100多条,里边有一些内容我在今天的课程当中已经呈献给大家了,还有一些具体的问题,我会稍后整理一下,把回答发在我的微信公众号上,大家可以关注一下我的公众号。如果有什么问题,也可以在后台提,也可以去关注我后期的一些更新。我后面的文章会把大家的一些问题整理好,更有助于咱们知识的整理和沉淀。好,那下面如果大家有什么问题,我们会在后面的环节来进行一个答疑,集中解决大家的一些具体问题。

1. 李老师,《印象笔记留给你的空间》这本书哪里有卖呢?

回答:在各个网店上都会有销售的,大家可以搜一下书名就行了。京东当当亚马逊这些传统的一些网店都有的。

2. 问题背景:由手抄知识转为使用印象笔记。提问目的:解决过往知识过于零碎问题,便于分类、管理和利用,及提高整理效率。具体问题:我要收集这份表单里的温馨提示,便于以后教导他人如何提问,但是我该把这么一段话放在哪个分类呢?又该怎么细化原有的分类呢?要是一旦遇到纠结的情况,是不是又要重新编排分类的目录?

回答:这个问题就是我们刚才说到的关于思维方式的问题了。就是我们先要建立一个inbox,在你收集的过程中先不要纠结,先把它收集下来,这是第一个观点,也是第一个过程。你先不要去纠结这些事情的分类是什么。然后如果实在没有分类的话,你就直接跳过分类,直接给他加标签就好了,未来收集标签就可以了。在我们用印象笔记去整理的这个过程中,你不要过多的去纠结分类。如果你的分类还没有建立好,那就先暂时给它搁到一个分类里边,如“我也没想好怎么分类”,建立这样一个分类的方式。但是你不要忘记你可以去加标签,因为每一个笔记都是有内容的,比如今天的笔记就可以加上时间管理或者印象笔记或者知识管理的标签,都可以,对吧?这就是我们所说的这种方式。

3. 最近购买了一年印象笔记的高级账户项目,想物尽其用。就建立知识库这个问题浅浅地查阅了资料,但是感觉自己并没有明确指向,最近要建立哪方面的知识库、怎么用,完全没有头绪,因此希望请教老师。另外,李老师是否觉得建立知识库之前,其实最应该在脑内建立完备的思考框架和思考能力,不然资料还是资料,用不上等于收纳狂人而已。谢谢。

回答:这个话题就是我们在最后提到的一点,即你的知识库的架构来源于什么呢?来源于你关注什么。就是指你的架构实际上就是你自己的关注点,那么你的关注点又来自于哪里呢?来自于你的个人目标。所以说你关注什么,你才会去收集相关什么样的信息,你才会为这个知识点去建立信息库。那么我们如果只是一味地收集的话,那肯定是这种情况了:你就是相当于是收纳狂人,什么东西你都想要,不管有用没用。你有可能会去想考CPA,但考古的东西你也收集下来,对你没有任何的帮助。所以你需要去做的事情是考虑自己的关注点在哪里,但是就像我说的,不一定非要完备和系统,系统和完备是一点一点建立起来的,但是一定要有。

4. 读了李老师的新书,有一个关键点,李老师对于便利贴的使用非常重视。您推荐便利贴结合印象笔记使用,便利贴记录灵感和信息,再通过各种方式录入到印象笔记。这和我以往看到的他人观点不同,比如直接用印象笔记完全替代便利贴。不知道我的理解是否正确。

回答:便利贴属于纸质的工具,它相当于是一个简化的本子,而印象笔记是电子类的工具。他们是否能互相替代的这个问题,我觉得就像纸质书和和电子书到底谁最后能够存活下去这个问题一样,到现在也没有一个明确的答案。而且可能等到哪一天能分出胜负的时候,我们已经不在了。所以我们不需要讨论这么多的问题,而是分别要让它们去发挥不同的作用。便利贴是一个能够深度思考、及时记录下来、抄起来就可以用,而不需要打开电脑、打开手机就可以快速记录的工具。但是记录多了以后就会比较零散,如果这些信息没有办法整理好,对于你来讲就是没有价值的。但是使用便利贴过程,因为撕下它、打开它都比较容易,所以它比较(语音中断,内容不完整)然后去对信息进行整理,大家会看到有很多的视图,类似黑板上的这种,它相当于是一个帮助人思考的过程。当你完善了这个过程之后,你可以做的是什么呢?就是把它整理起来,这些东西用印象笔记就会比较好。比方我书里有句介绍,你可以不用再考虑便利贴的过程,把最后的结果拍照存下来就可以了,这样便利贴就可以丢掉了。这是两个工具结合的作用,任何一个工具都没有绝对的“谁代替谁”这样的特点。

5. 李老师您好,使用印象笔记快六年,深刻感受到它给生活带来的便利,随时随地可以存储信息,随时同步,并在电脑端能够方便的编辑,进行信息归类,同时添加了语音、图像存储等功能,很强大很方便。我的问题是信息的大量存储碎片化,不断存储的同时返回去重新看、重新消化的只占不到5%,怎么解决这样的尴尬呢?怎么有效率的来存储、利用信息呢?

回答:其实对于我们来讲,印象笔记的使用要看你自己对它的定位是什么。如果你把它定位为信息库和知识库,它就有两个作用:一个作用是方便重新回去看,作为你的学习工具;另外一个,就是当你用到的时候,它会成为你的智囊团,不用的时候,他就在外面安安静静地呆着。这样的话,就不必太过于纠结这个问题,因为此时印象笔记就相当于我们经常说的那个资料库一样,既然它是资料库,他被访问的几率就会比较低,有需要的时候才去用。那么我们为什么要说“工作流”跟“经验库”这两个概念呢?如果有一个东西是你近期需要关注的,那么可能这一类的信息被访问的就比较多,而其他的类的信息访问的就比较少。这个问题就可以这样被解决:不同时期、不同环境,我们对印象笔记的应用其实是不同的,所以不要过多地纠结“一定要去怎么做”, 只要它能够给你带来方便,在你需要查询的时候能查询地到就可以了。关键还是要看你的定位,你到底想拿印象笔记去做什么。

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五、在线问题答疑

音频时间轴:56:48:00-1:03:00 ,时长:7分钟

校对@王小婷,用时50min

提炼@王小婷、@奔奔,用时1.5h

接下来进入现场答疑。

1. 老师您好,平时一个项目包含很多琐碎的细微末节,如何做到思维导图那样层次分明的笔记呢?

回答:我看到前面有一些问题,可能你刚刚使用印象笔记,有一个特别好的关注点,就是印象笔记的官方博客和微信公众号。大家可以去在里边找到很多有用的信息,包括对于产品功能,它的客服还是非常好的,有什么一些问题可以直接去问他。尤其是微博,反应速度应该是很快。

2. 李老师我是做活动策划的,现在就觉得还是分类问题。因为有的表格、视频之类会同时出现在几个活动中,所以按活动分的话就会有重复。而我按类别分或者按时间分,会感觉把整个活动的资料包括经验总结都分开了。我的问题是这种情况该怎么做?

回答:这个关于琐碎的细枝末节以及我们所说的如何去建立一个层次分明的一个笔记,我个人是觉得刚才我们说到的那个工作流程经验库,其实是很好的一种方法。另外如果你是项目的话,可以按照项目的名称来进行分类。你要把你的印象笔记分成两个区,一部分是你正在进行的项目,一部分已经结束的项目,在分类上面,这分类就可以了。另外在额标签上面,可以按照相关的逻辑来进行加标签。比方说像我前面发的这个。关于沙龙当月工作区,这个笔记本叫做【三人行个人成长沙龙】,是我做项目名称。下面底下的笔记本就是相当一个工作区,关于工作流的这个建议,底下就是类似沙龙活动汇总,这个就是经验库。相当于是一次把正在进行的和已经结束的区分开了。标签的话,按项目正在进行的时间来建立。但其实只要你能够说出来逻辑,你自己觉得有用,就ok了。

分类它就会有这个问题,那表格它就会出现这几个活动。你要有活动分的话就会有重复,但你要按标签的话就不会。为什么呢?你一个视频,它可能会出现在几个活动里边,那你就分别建两个活动的标签,给这一个视频,加上两个活动的标签就可以了。你就不用去考虑哪个分类了,这就是一个好处。我再去进行任务管理的时候,我就会去用标签,这样就不用想太多了。你在搜索的时候按标签进行搜索,分类的话,这个标签在电脑版里边也进行这个拖拽,然后你就可以把它形成树形的结构。这样就会比较容易去建立起来这种逻辑关系。

大家看一下,像我这个分类,这个2015年十七,这个就是属于标签。这个按理说的话可以建立分类的,但实际上你是可以建立标签的。这个在微信里边,大家可以回复【印象笔记】四个字,我写了将近有大概两万字左右文章来说这个事情。我的书里边有比较详细对标签跟分类的介绍,仔细读一下你就知道怎么做了。

3. 老师您好,很多时候某一个项目有很多信息零散,是每个关注点都确定一个笔记吗?感觉非常零散。但是将笔记合并在一起,又觉得没有分类。

回答:这个问题就是我刚才一直在反复强调的,因为一个项目,可能会有各种各样类型的信息,你就可以建到一个笔记本里边,这个笔记本是正在进行当中的笔记本。你有一些关注点,把它建立标签就好了,标签就不用再整理。但分类的话,建立一两个就可以。不见分类的话呢,有一点过于偏激,就把分类跟标签结合起来用,但是标签的个数一定是会比分类的个数要多很多,这个是一定的方式,你可以看一看我书里面关于分类和标签的介绍,应该就会很清楚这个问题了。

4. 我是AA,请问老师可以分享一下对读书笔记所掌握的整理方法和技巧吗?

回答:这个问题要说的话又可以说一个小时了。大家可以去到微信公众号里面说一篇文章叫《书到用时方恨少》用印象笔记来去做读书笔记的方法和技巧。直接回复关键词【印象笔记】也可以。这个主题我在书里也有介绍,写的比较多,大家可以参考一下。

5. 我是黑法师,我的问题是如何通过印象笔记提升协同学习效率有没有好的案例推荐?

回答:第五个问题给大家介绍一个途径,可以关注印象笔记的官方博客和官方微信。印象笔记的官方博客,做的很好的一点,它在大量的搜集用户故事。看看别人的方法会对你方法是有启发的。自己不知道怎么去做的时候,可以先看看别人是怎么去应用的,你就会去在这当中去找到一些规律,找到规律的时候就可以去建立自己的架构。我的写这本书的时候呢,也是去想建立每一个人自己的架构,这样会比较好一些.

由于时间关系现场的5个答疑,就回答到这里。大家在这个页面当中的信息我会收集下来,我会对重点的一些问题来进行解答,我会以博客文章的方式,来给大家进行一个解答。把这些东西都整理一下,信息也就不会去碎片化了。大家的这些提问,我都已经收到了,但今天时间确实有限,没有办法一一的回答大家。最后那个二维码大家可以扫一下,扫完以后就会看到我推送的文章,里面其实也有一些文章,大家可以回复关键词去看。

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